A gestão documental com IA para empresas de contabilidade raramente é uma prioridade — até se tornar numa necessidade.
A maioria das empresas de contabilidade sobrevive a cortar custos. As margens são estreitas, e o instinto é defendê-las a gastar menos – por isso, o equipamento envelhece, o software fica estagnado e a forma como o trabalho é feito pertence a uma década anterior. Muitas empresas ainda utilizam o pacote de contabilidade que instalaram há anos – o mesmo que todas as empresas do setor usam – e não mexeram no fluxo de trabalho, nos processos, nem no apoio ao cliente desde então. Quando uma empresa deste tipo realmente investe, o dinheiro tende a ser canalizado para novas instalações ou para um website tipo "brochura". O trabalho em si – como os documentos circulam pelo escritório, como os clientes são atendidos, como a empresa encontra aquilo que já sabe – permanece como estava.
Neste contexto, vale a pena olhar mais de perto para a Debitus. Trata-se de uma empresa de contabilidade portuguesa que decidiu fazer aquilo que o seu setor quase nunca faz: mudar a forma como opera, de propósito, antes que algo a forçasse a isso.
“ou faço isto ou morro"
A decisão veio de cima e não teve meias medidas. Quando Rui Costa, CEO da Debitus, disse à sua equipa "ou faço isto ou morro", não estava a usar uma metáfora. Queria dizer que a trajetória da empresa, e a do próprio setor, não se sustenta a menos que a forma como o trabalho é feito seja reconstruída. Numa profissão onde este tipo de investimento é adiado quase por reflexo, esta clareza é rara.
O objetivo nunca foi a digitalização em si. O que o Rui queria era uma estratégia operacional que abrangesse todos os processos da empresa – arquivo, comunicação com o cliente, relatórios e reconciliação. O ArquivoDigital, desenvolvido pela Swell, é a primeira peça de tudo isso.
A prova: Arquivo Digital
O Arquivo Digital funciona como uma camada operacional sobre os processos centrais da empresa. Os documentos chegam através de vários canais e são capturados, classificados e arquivados sem qualquer manuseamento manual. O sistema extrai o conteúdo, atribui um tipo a cada documento e indexa-o para que possa ser encontrado pelo seu significado e não pelo nome do ficheiro. Toda a equipa trabalha a partir de um único repositório pesquisável e auditável.
Os primeiros números foram suficientemente concretos para serem persuasivos. Nos primeiros dias, carregámos mais de 160 clientes, e o modelo já estava a classificar centenas de documentos, com o seu conteúdo indexado e pesquisável. A partilha com clientes, as notificações e a colaboração foram introduzidas desde cedo, para que a plataforma servisse as pessoas dentro da empresa e os clientes do outro lado desde o início.
E nem tudo funcionou à primeira. Cerca de 5% dos documentos não estavam a ser lidos de todo, e o padrão era claro: tinham chegado em papel e sido digitalizados. Uma digitalização degradada compromete a extração de texto, e sem texto não há nada para classificar. A solução foi trocar o modelo do Azure Document Intelligence por um que lidasse melhor com originais de fraca qualidade. É o tipo de problema que nunca aparece numa demonstração e que só surge com documentos reais, num volume real.
Aqui está o aspeto da interface:
A parte difícil é escolher
A equipa tornou o projeto mais fácil do que poderia ter sido. A visão veio do CEO, mas toda a equipa a assumiu. Eles queriam que funcionasse, e isso muda tudo num projeto como este.
Esse entusiasmo traz a sua própria dificuldade. A tecnologia hoje em dia consegue fazer quase tudo numa empresa deste tipo: classificar documentos, responder a perguntas, gerar relatórios, fazer a reconciliação de contas, prever o fluxo de caixa, falar com clientes. Desenvolver qualquer uma destas funcionalidades raramente é o que torna um projeto difícil. A parte difícil é escolher qual desenvolver, e em que ordem.
Cada conversa com o Rui e a sua equipa começava cheia de possibilidades e tinha de terminar com foco – não porque as outras ideias fossem fracas (muitas eram excelentes), mas porque uma transformação que tenta fazer tudo ao mesmo tempo acaba por não fazer nada bem. A disciplina que isto exige é editorial: decidir o que vem primeiro, o que vem a seguir e o que fica em espera.
Começar pelo fluxo de documentos foi essa mesma decisão. Os documentos são a parte menos glamorosa da contabilidade e a mais estrutural. Acertar nessa base faz com que tudo o que for construído por cima ganhe mais valor; errar nessa base significa que nem a análise de dados mais sofisticada será fiável.
Porque é que não vai parar
Esta é a parte que mais me interessa na Debitus, e tem pouco a ver com qualquer funcionalidade individual. O primeiro passo fez mais do que tornar a empresa mais eficiente. Colocou a Debitus num patamar que os seus concorrentes não conseguem alcançar através do corte de custos – e essa vantagem só irá aumentar à medida que as próximas capacidades forem introduzidas.
Uma empresa que começa a investir em IA tende a não parar, por uma razão estrutural. A cada poucos meses, novas capacidades tornam barato o que costumava ser caro, e cada uma delas abre a porta à seguinte. O investimento capitaliza: cada etapa reduz o custo daquela que se lhe segue, a meta continua a avançar e a empresa continua a acompanhá-la. O roteiro de desenvolvimento já aponta nesse sentido – relatórios e análise de dados em Power BI, automação de reconciliações, um portal de cliente e um assistente conversacional que permite aos clientes fazer perguntas sobre os seus próprios dados em linguagem corrente.
Há um lado humano nisto que a tecnologia tende a ocultar. À medida que os processos são automatizados, o trabalho não desaparece; muda de lugar. A equipa da Debitus passará a dedicar menos tempo à repetição e mais tempo à capacidade de discernimento: análise, aconselhamento e as conversas com os clientes que exigem uma pessoa. Esta transição é exigente de uma forma que nenhum software consegue ser, porque pede às pessoas que abdiquem de tarefas que desempenham há anos e assumam funções menos definidas, mais expostas e que geram mais valor precisamente por essa razão. Levada longe o suficiente, a Debitus transformar-se-á numa empresa onde quase ninguém faz a contabilidade em si e quase todos fazem o trabalho em torno dela.
Uma exceção, não uma tendência
Não diria que a Debitus é o início de uma tendência. A posição honesta é a oposta: a maioria das empresas de contabilidade continuará a cortar custos, a utilizar o software antigo e a criar um novo website quando decidirem fazer algum tipo de investimento. É precisamente isso que faz com que valha a pena escrever sobre esta empresa. É uma exceção – e assim que uma exceção como esta começa a avançar, raramente volta atrás.
A arquitetura, para quem a quiser
O ArquivoDigital corre num stack da Microsoft. O frontend é uma Power Apps Code App em React e TypeScript; os dados residem no Dataverse, com o SharePoint Online para armazenamento, separando os documentos recebidos, a triagem e o arquivo final. No backend, as Azure Functions orquestram o carregamento e o OCR, o Azure Document Intelligence extrai o texto e a OpenAI classifica cada documento por tipo, diário e cliente provável. O Power Automate trata da receção e do encaminhamento de e-mails. O objetivo deste stack é a governação: uma aplicação personalizada com um histórico de auditoria completo, construída dentro da Power Platform.
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